Comment créer plusieurs comptes d’un coup avec un fichier CSV ?

Les étapes

La page « Import d’utilisateurs » contient deux blocs indépendants, sans ordre à respecter : « Importer des élèves » et « Importer des professeurs et administrateurs ». Chacun a son gabarit, sa zone de dépôt et ses boutons. Les étapes suivantes valent pour les deux.

Les colonnes à remplir

Les en-têtes du fichier sont en anglais et fixes, quelle que soit la langue de l’écran : un seul format pour tous. L’écran les liste sous le titre de chaque bloc, avec leur caractère obligatoire. TestFLE accepte un fichier « .csv » de 5 Mo au plus, enregistré en UTF-8, dont les colonnes sont séparées par des virgules ou des points-virgules.

Bloc « Importer des élèves ».

• School reference (obligatoire) : la référence de l’élève dans le logiciel de l’école. Avec l’adresse e-mail, elle servira à sa première connexion.
• Email (obligatoire) : l’identifiant de première connexion. Une adresse fictive du type prenom@ecole.com convient, puisque TestFLE n’envoie aucun message.
• Class (obligatoire) : le nom de la classe de l’élève. Une classe qui n’existe pas encore est créée.
• Date of birth (facultative) : au format AAAA-MM-JJ, par exemple 2012-04-30, et jamais postérieure à aujourd’hui.
• Non-reader (facultative) : yes ou no (oui, non, true, false, 1 et 0 sont aussi admis). Une cellule vide veut dire que l’élève lit. La valeur n’est lue qu’à la création de l’élève.

Bloc « Importer des professeurs et administrateurs ». Les cinq colonnes sont obligatoires.

• Title : la civilité, par exemple Mr ou Mrs.
• First name et Last name : le prénom et le nom. Le nom de famille servira de preuve à la première connexion.
• Email : l’adresse du compte.
• Administrator : yes, no, true, false, 1, 0, oui ou non. La cellule ne peut pas rester vide.

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Que crée l’import ?

Pour chaque ligne valide, TestFLE crée un compte. Un élève reçoit en plus sa fiche, avec sa référence école, sa classe, sa date de naissance et son réglage « Non-lecteur ». Les comptes naissent « Première connexion en attente » : la mention apparaît sous l’état du compte dans les listes « Élèves » et « Professeurs ».

Que devient la colonne Class ?

TestFLE compare le nom à celui de vos classes actives sans tenir compte des majuscules. Si une classe active porte ce nom, l’élève y est rattaché, et le récapitulatif la liste dans « Classes existantes réutilisées », avec la note « Les élèves de ces lignes rejoindront la classe existante. Une classe archivée n’est jamais réutilisée : son nom apparaît dans « Classes à créer ». ». Sinon, TestFLE crée la classe et la liste dans « Classes à créer ». Si plusieurs classes actives portent le même nom, la ligne est refusée (« Plusieurs classes existantes portent ce nom. »).

Une classe archivée n’est jamais réutilisée. Si son nom revient dans le fichier, l’import crée à côté une nouvelle classe active du même nom ; la classe archivée reste archivée, et vide : ses élèves en ont été détachés à l’archivage. Lisez donc « Classes à créer » avant de confirmer : un nom que vous croyiez existant y signale une classe archivée.

Une classe créée par l’import n’a pas de professeur : créer une classe et son équipe explique comment lui en donner. L’import ne rattache d’ailleurs jamais un professeur à une classe, quelles que soient les colonnes du fichier.

Corriger une anomalie sur place

Dans le tableau des lignes, une ligne « En anomalie » s’édite directement : chaque cellule devient un champ. Cliquez sur « Appliquer les corrections » au bout de la ligne, et TestFLE revérifie tout le fichier. Le récapitulatif, la liste des classes à créer et les anomalies se mettent à jour.

Une correction ne modifie pas le fichier d’origine, ni le logiciel de l’école. Une note bleue le rappelle (« Une correction faite ici ne remonte pas dans le logiciel de l’école : si l’anomalie vient de leur base, elle reviendra au prochain export. »). Corrigez donc aussi la source si vous comptez réimporter un jour.

Chaque anomalie indique la ligne du tableur, la colonne concernée et un message. L’en-tête du fichier est la ligne 1 : la première personne est à la ligne 2. Le tableau affiche toutes les lignes en anomalie, mais seulement les vingt premières lignes sans anomalie.

Voici les messages que vous rencontrerez le plus souvent.

• Une colonne obligatoire manque dans le fichier (« Colonnes obligatoires absentes : » suivi des noms des colonnes). Rouvrez le gabarit et comparez les en-têtes.
• Une cellule obligatoire est vide (par exemple « La référence école est obligatoire. », « La classe est obligatoire. » ou « L’adresse électronique est obligatoire. »).
• Une référence ou une adresse apparaît deux fois (« Cette référence école est déjà présente à la ligne » ou « Cette adresse est déjà présente à la ligne », suivi du numéro de la ligne).
• La référence école existe déjà avec une autre adresse (« Cette référence élève existe déjà avec une autre adresse. »), ou l’adresse appartient à un autre compte (« Cette adresse est déjà utilisée par un autre compte. »).
• Pour le personnel, l’adresse appartient à un compte qui n’est pas un professeur (« Un compte existe déjà avec cette adresse et n’est pas un professeur. »).
• La date de naissance est mal écrite (« La date de naissance doit être au format AAAA-MM-JJ. ») ou postérieure à aujourd’hui (« La date de naissance ne peut pas être postérieure à aujourd’hui. »).
• La colonne Non-reader contient une valeur inconnue (« Non-reader doit être yes/no, true/false, 1/0 ou oui/non, ou rester vide (élève lecteur). »), ou la colonne Administrator (« Administrator doit être yes/no, true/false, 1/0 ou oui/non. »).
• L’adresse n’a pas la forme d’une adresse e-mail (« L’adresse électronique est invalide. »).

Combien de temps la préversion reste-t-elle disponible ?

TestFLE garde la préversion en mémoire 30 minutes sans activité. Chaque correction repousse l’échéance de 30 minutes. Passé ce délai, ou si TestFLE a redémarré entre-temps, la confirmation est refusée (« La prévisualisation a expiré ou n’existe plus : déposez le fichier à nouveau. »). Déposez alors le fichier une seconde fois et reprenez à « Prévisualiser » : vos corrections faites à l’écran sont perdues.

Le bouton « Effacer la préversion » supprime tout de suite la préversion côté TestFLE. Remplacer le fichier déposé fait de même. Le fichier contient les adresses et les références de toute une école : TestFLE ne le garde nulle part, et ne conserve que cette préversion en mémoire.

Réimporter un fichier

Vous pouvez déposer de nouveau un fichier dont certaines personnes existent déjà. Le récapitulatif classe chaque ligne.

• « Déjà présent, ignoré » : la personne existe et rien ne change.
• « À mettre à jour » : pour un élève, sa classe change ou sa date de naissance, vide jusque-là, est complétée. C’est aussi le cas quand la classe du fichier n’existe pas encore : elle est créée à la confirmation, et l’élève y est déplacé. Pour le personnel, la civilité, le prénom, le nom ou le statut d’administrateur change.
• « À créer » : la personne est nouvelle.

Réimporter sert donc à changer d’un coup la classe de nombreux élèves : le récapitulatif compte ces lignes sous « Élèves à mettre à jour ». Relisez aussi « Classes à créer » : une faute de frappe dans un nom de classe y fait apparaître une classe nouvelle, que l’élève rejoindrait. Si la fiche porte déjà une autre date de naissance, la date du fichier n’écrase rien : un avertissement le signale (« La fiche de cet élève porte déjà une autre date de naissance : celle du fichier n’écrase rien. »).

La colonne Non-reader n’est jamais relue pour un élève qui existe déjà. C’est voulu : une liste de rentrée réimportée en janvier n’efface pas ce qu’un professeur a constaté en classe. Pour changer ce réglage, voyez marquer un élève non-lecteur.

Quand un réimport change le statut d’administrateur d’une personne, ses sessions ouvertes sont fermées : elle doit se reconnecter.

Comment annuler un import ?

Aucun bouton n’annule un import confirmé. Avant la confirmation, « Effacer la préversion » abandonne tout sans rien écrire. Après, un compte créé par erreur se retire en l’archivant : désactiver ou archiver explique le geste, qui ne supprime rien et se défait.

Si le fichier est refusé

Le message s’affiche en rouge, au-dessus de la zone de dépôt.

• Le fichier n’a pas l’extension « .csv » (« Seuls les fichiers .csv sont acceptés. »).
• Le fichier pèse plus de 5 Mo (« Le fichier déposé dépasse 5 Mo. »).
• Le fichier n’est pas en UTF-8, par exemple un classeur Excel renommé en « .csv » (« Le fichier n’est pas un csv en UTF-8 : enregistrez-le au format « CSV UTF-8 » (un classeur Excel .xlsx doit d’abord être enregistré en csv). »).
• Des anomalies subsistent au moment de confirmer (« Des anomalies bloquent encore l’import : corrigez-les, puis confirmez. »).
• La préversion a changé depuis la dernière lecture (« La prévisualisation a changé depuis cette empreinte : relisez le récapitulatif, puis confirmez à nouveau. »). Relisez le récapitulatif, puis cliquez de nouveau sur « Confirmer ».