¿Cómo crear varias cuentas de una vez con un archivo CSV?

Los pasos

La página «Importación de usuarios» contiene dos bloques independientes, sin orden que respetar: «Importar alumnos» e «Importar profesores y administradores». Cada uno tiene su plantilla, su zona de depósito y sus botones. Los pasos siguientes valen para los dos.

Las columnas que hay que rellenar

Los encabezados del archivo están en inglés y son fijos, sea cual sea el idioma de la pantalla: un solo formato para todos. La pantalla los lista bajo el título de cada bloque, e indica si son obligatorios. TestFLE acepta un archivo «.csv» de 5 MB como máximo, guardado en UTF-8, cuyas columnas estén separadas por comas o por punto y coma.

Bloque «Importar alumnos».

• School reference (obligatoria): la referencia del alumno en el programa del centro. Junto con el correo electrónico, servirá para su primera conexión.
• Email (obligatoria): el identificador de primera conexión. Sirve una dirección ficticia del tipo nombre@escuela.com, puesto que TestFLE no envía ningún mensaje.
• Class (obligatoria): el nombre de la clase del alumno. Una clase que todavía no existe se crea.
• Date of birth (opcional): con el formato AAAA-MM-DD, por ejemplo 2012-04-30, y nunca posterior a hoy.
• Non-reader (opcional): yes o no (también se admiten oui, non, true, false, 1 y 0). Una celda vacía quiere decir que el alumno lee. El valor solo se lee al crear al alumno.

Bloque «Importar profesores y administradores». Las cinco columnas son obligatorias.

• Title: el tratamiento, por ejemplo Mr o Mrs.
• First name y Last name: el nombre y los apellidos. Los apellidos servirán de prueba en la primera conexión.
• Email: la dirección de la cuenta.
• Administrator: yes, no, true, false, 1, 0, oui o non. La celda no puede quedar vacía.

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¿Qué crea la importación?

Por cada fila válida, TestFLE crea una cuenta. Un alumno recibe además su ficha, con su referencia del centro, su clase, su fecha de nacimiento y su ajuste «No lector». Las cuentas nacen con la mención «Primera conexión pendiente»: aparece bajo el estado de la cuenta en las listas «Alumnos» y «Profesores».

¿Qué pasa con la columna Class?

TestFLE compara el nombre con el de sus clases activas sin tener en cuenta las mayúsculas. Si una clase activa lleva ese nombre, el alumno queda vinculado a ella, y el resumen la lista en «Clases existentes reutilizadas», con la nota «Los alumnos de estas filas se incorporarán a la clase existente. Una clase archivada nunca se reutiliza: su nombre aparece en «Clases por crear».». Si no, TestFLE crea la clase y la lista en «Clases por crear». Si varias clases activas llevan el mismo nombre, la fila se rechaza («Varias clases existentes llevan este nombre.»).

Una clase archivada nunca se reutiliza. Si su nombre vuelve a aparecer en el archivo, la importación crea al lado una nueva clase activa con el mismo nombre; la clase archivada sigue archivada, y vacía: sus alumnos se desvincularon de ella al archivarla. Por eso, lea «Clases por crear» antes de confirmar: un nombre que usted creía existente señala ahí una clase archivada.

Una clase creada por la importación no tiene profesor: crear una clase y su equipo explica cómo darle uno. Además, la importación nunca vincula a un profesor a una clase, sean cuales sean las columnas del archivo.

Corregir una anomalía en pantalla

En la tabla de filas, una fila «Con errores» se edita directamente: cada celda se convierte en un campo. Haga clic en «Aplicar las correcciones» al final de la fila, y TestFLE vuelve a comprobar todo el archivo. El resumen, la lista de clases por crear y las anomalías se actualizan.

Una corrección no modifica el archivo de origen, ni el programa del centro. Una nota azul lo recuerda («Una corrección hecha aquí no vuelve al programa del centro: si la anomalía viene de su base, reaparecerá en la próxima exportación.»). Por tanto, corrija también la fuente si piensa volver a importar algún día.

Cada anomalía indica la fila de la hoja de cálculo, la columna afectada y un mensaje. El encabezado del archivo es la fila 1: la primera persona está en la fila 2. La tabla muestra todas las filas con anomalías, pero solo las veinte primeras filas sin anomalías.

Estos son los mensajes que encontrará con más frecuencia.

• Falta una columna obligatoria en el archivo («Faltan columnas obligatorias:» seguido de los nombres de las columnas). Vuelva a abrir la plantilla y compare los encabezados.
• Una celda obligatoria está vacía (por ejemplo «La referencia del centro es obligatoria.», «La clase es obligatoria.» o «La dirección de correo es obligatoria.»).
• Una referencia o una dirección aparece dos veces («Esta referencia del centro ya aparece en la fila» o «Esta dirección ya aparece en la fila», seguido del número de la fila).
• La referencia del centro ya existe con otra dirección («Esta referencia de alumno ya existe con otra dirección.»), o la dirección pertenece a otra cuenta («Esta dirección ya la usa otra cuenta.»).
• Para el personal, la dirección pertenece a una cuenta que no es de profesor («Ya existe una cuenta con esta dirección y no es de profesor.»).
• La fecha de nacimiento está mal escrita («La fecha de nacimiento debe tener el formato AAAA-MM-DD.») o es posterior a hoy («La fecha de nacimiento no puede ser posterior a hoy.»).
• La columna Non-reader contiene un valor desconocido («Non-reader debe ser yes/no, true/false, 1/0 u oui/non, o quedar vacío (alumno lector).»), o la columna Administrator («Administrator debe ser yes/no, true/false, 1/0 u oui/non.»).
• La dirección no tiene la forma de un correo electrónico («La dirección de correo no es válida.»).

¿Cuánto tiempo sigue disponible la vista previa?

TestFLE guarda la vista previa en memoria 30 minutos sin actividad. Cada corrección aplaza el vencimiento 30 minutos. Pasado ese plazo, o si TestFLE se ha reiniciado entretanto, la confirmación se rechaza («La vista previa ha caducado o ya no existe: vuelva a subir el archivo.»). En ese caso, deposite el archivo por segunda vez y vuelva a empezar en «Vista previa»: las correcciones que hizo en pantalla se pierden.

El botón «Borrar la vista previa» elimina enseguida la vista previa del lado de TestFLE. Sustituir el archivo depositado hace lo mismo. El archivo contiene las direcciones y las referencias de todo un centro: TestFLE no lo guarda en ninguna parte, y solo conserva esta vista previa en memoria.

Volver a importar un archivo

Puede depositar de nuevo un archivo en el que algunas personas ya existen. El resumen clasifica cada fila.

• «Ya existente, omitido»: la persona existe y no cambia nada.
• «Por actualizar»: para un alumno, cambia su clase o se completa su fecha de nacimiento, vacía hasta entonces. También es el caso cuando la clase del archivo todavía no existe: se crea al confirmar, y el alumno pasa a ella. Para el personal, cambia el tratamiento, el nombre, los apellidos o la condición de administrador.
• «Por crear»: la persona es nueva.

Volver a importar sirve, por tanto, para cambiar de una vez la clase de muchos alumnos: el resumen cuenta esas filas en «Alumnos por actualizar». Vuelva a leer también «Clases por crear»: una errata en el nombre de una clase hace aparecer allí una clase nueva, a la que el alumno pasaría. Si la ficha ya tiene otra fecha de nacimiento, la fecha del archivo no sobrescribe nada: una advertencia lo señala («La ficha de este alumno ya tiene otra fecha de nacimiento: la del archivo no sobrescribe nada.»).

La columna Non-reader nunca se vuelve a leer para un alumno que ya existe. Es intencionado: una lista de inicio de curso importada de nuevo en enero no borra lo que un profesor ha constatado en clase. Para cambiar este ajuste, consulte marcar a un alumno como no lector.

Cuando una nueva importación cambia la condición de administrador de una persona, sus sesiones abiertas se cierran: debe volver a iniciar sesión.

¿Cómo anular una importación?

Ningún botón anula una importación confirmada. Antes de la confirmación, «Borrar la vista previa» lo abandona todo sin escribir nada. Después, una cuenta creada por error se retira archivándola: desactivar o archivar explica esta acción, que no elimina nada y se puede deshacer.

Si se rechaza el archivo

El mensaje aparece en rojo, encima de la zona de depósito.

• El archivo no tiene la extensión «.csv» («Solo se aceptan archivos .csv.»).
• El archivo pesa más de 5 MB («El fichero subido supera 5 MB.»).
• El archivo no está en UTF-8, por ejemplo un libro de Excel renombrado como «.csv» («El fichero no es un csv en UTF-8: guárdelo como «CSV UTF-8» (un libro Excel .xlsx debe guardarse antes como csv).»).
• Quedan anomalías en el momento de confirmar («Aún hay anomalías que bloquean la importación: corríjalas y confirme.»).
• La vista previa ha cambiado desde la última lectura («La vista previa ha cambiado desde esta huella: revise el resumen y confirme de nuevo.»). Vuelva a leer el resumen y haga clic de nuevo en «Confirmar».